Ferramentas digitais que recomendo para organização

Existem ferramentas ótimas e gratuitas que realmente são uma mão na roda no meu dia-a-dia, pra me manter organizada e, principalmente, não esquecer de tarefas ou compromissos importantes.

Ser essencialista já me ajuda demais na organização, mas ainda assim utilizo ferramentas pra otimizar meu trabalho e minha rotina. Adoro testar novas ferramentas toda semana e ficar por dentro de atualizações e Apps novos, mas os que realmente utilizo são uma quantidade bem reduzida.

No meu ver as ferramentas só servem se trouxerem agilidade e praticidade, a partir do momento que utilizar uma ferramenta para manter minhas informações organizadas se tornar algo penoso, demorado e complicado onde acabo perdendo mais tempo organizando do que executando, então essa ferramenta não serve pro meu estilo de uso.

Experimento muitos apps e integro eles na minha vida quando forem melhores que a ferramenta anterior que estou usando. Não vejo sentido em usar duas ferramentas semelhantes, apenas por que uma delas tem umas funções um pouco mais legais e diferentes que a outra não tem e essa outra ter ainda outras opções legais mas no final as duas servem para o mesmo propósito. Então escolho uma delas e me desligo da outra. Porque buscar informações ora em um ora em outro app isso sim não é produtivo.

De forma geral, as ferramentas que são úteis [diria até necessárias] pra quem precisa organizar a própria rotina de trabalho são:

Ferramenta de Coleta e Armazenamento de informações, dados, estudos e tudo o que quiser e precisar coletar e manter para um uso posterior. Indico Evernote e Notion.

Ferramenta de armazenamento em Nuvem, no caso eu sincronizo com meu computador, com HDs Externos e pen-drives, tudo sincroniza e nem no pior desastre eu perco meus arquivos. Indico Google Drive.

Ferramenta de Fluxo de Ações [ou gerenciamento de projeto], que serve pra acompanhar o que está sendo feito, o que passou de etapa, ações de cada colaborador e assim por diante. Recomendo o Trello, e estou testando usar essa função dentro do Notion também.

Ferramenta de Agenda pra você alimentar com lembretes, tarefas e eventos de que precisa se lembrar. O principal dessa ferramenta é que ela te notifica pra te lembrar e você pode escolher quanto tempo antes quer ser lembrado e pode até mesmo escolher mais de um horário de lembrete. Uso e recomendo o próprio Google Agenda que já tem na maioria dos aparelhos android e você pode até mesmo usar o comando de voz pra anotar o lembrete na agenda. Estou testando o Todoist pra essa função também.

Como eu utilizo cada ferramenta, não vou me ater a explicar a funcionalidade de cada ferramenta e pra que tudo ela serve, essas informações estão a rodo pela internet e aposto que você já conhece a maioria. Quero aqui apenas citar de que forma eu, Daia, utilizo cada uma. Vamos lá...

EVERNOTE

Usei o Evernote por muitos anos na versão free e também na versão premium por 1 ano e acho que foi o ano que menos o usei. Ele é ótimo pra mim pra arquivo, pra captura de informações na web, por celular e jogar tudo pra dentro do caderno IN-BOX que tenho nele e onde depois posso entrar e utilizar e arquivar conforme preciso. Ele é como um "cérebro externo" e a versão free atende muito bem a maioria das necessidades.

NOTION

No entanto, agora estou testando o Notion, que tem uma proposta parecida com o Evernote e me apaixonei pela ferramenta. Apesar de ele ter algumas limitações em relação ao Evernote que é bem mais completo, está sendo ótimo utilizá-lo. No Notion eu consigo uma organização visual que não conseguia no Evernote, e utilizo muito pra escrever, como esse texto aqui do blog que foi escrito e revisado dentro do Notion antes de ser postado aqui no blog. Ainda mantenho o Evernote porque tenho muita coisa lá que não quero descartar. Mas não quero manter os dois sendo que a funcionalidade básica que preciso eu tenho nos dois.

Também, como essencialista, quero rever a quantidade de conteúdo e dados que pretendo manter armazenados. Não faz sentido guardar tudo, é muito provável que nunca mais eu volte a consultar esses materiais e se o fizer ou não, não terá tanto impacto. Então, manter o mais importante e numa ferramenta só.

GOOGLE DRIVE

Ainda utilizo bastante mas estou em busca de alternativas à tudo que se refere a Google. Acho as ferramentas ótimas, uso desde sempre, mas estou percebendo que estou numa bolha do Google... Pra tudo e a todo momento estou em torno do mundo do Google e não que isso seja ruim, na verdade trás muitas facilidades, mas comecei a me sentir numa bolha com tudo o que tem a ver com o Google, como se não existisse nada fora dele e não é assim.

Sempre usei contas do Gmail, mas meu e-mail principal por muito tempo foi o Outlook e atualmente estou testando o Microsoft Edge e com meu outlook consigo manter tudo conectado e sincronizado [do mesmo modo que o gmail no Google Chrome].

Ainda não encontrei alternativas ao Google Drive que me agradassem. Sigo buscando. Por enquanto qualquer arquivo que pisar no meu notebook já vai pra nuvem, no celular mesma coisa, isso é prático, muito. Mas deve haver alternativas rsrsrs.

TRELLO

O Trello também usei por muito tempo, é ótimo... Ele possui muitas opções e a maioria nunca usei. Agora com o Notion consigo criar praticamente o mesmo ambiente do Trello dentro dele e pro que eu preciso está sendo ótimo assim, então acho que o Trello também vai embora da minha vida.

Uso essa função de fluxo de ações pra acompanhar postagens nas redes sociais, pra traçar um percurso de tarefas por etapas e muito mais. Antigamente colava post-it na parede e migrava eles de lugar conforme mudavam e eu me reorganizava. O Trello funciona desta forma, porém de forma digital e muito mais complexo, claro.

CANVA

O Canva não é uma ferramenta de organização de informações nem nada do tipo mas coloquei ele aqui na lista porque ele me ajuda muito diariamente. Pra quem precisa fazer postagens em redes sociais e enviar materiais personalizados por e-mail ele é uma mão na roda porque consigo editar tudo pelo celular, não preciso estar sempre no meu notebook e posso fazer quando e onde puder. Então ele acaba contribuindo muito pra minha rotina e é uma ótima ferramenta pra trabalhar home office.

Os colegas designers podem querer me enforcar por indicar o Canva, mas a real é que não é nosso inimigo e nem concorrente. Ele atende as necessidades gráficas de quem não manja de softwares de edição e também de quem não quer perder muito tempo montando artes [ou ainda pagando um designer] para uma simples postagem no Instagram, por exemplo. Claro que eu monto muitas artes em software de edição no computador, mas nem toda arte exige um complexo nível de elaboração e edição. O essencial é simples e descomplica o que pode ser complicado.

GOOGLE AGENDA

Ainda uso bastante, o app já é nativo no meu celular e quando sou tomada pela preguiça posso usar o comando de voz pra anotar algo que preciso lembrar. Estou testando o Todoist, mas ainda não decidi qual irei manter. No meu caso, tudo o que a ferramenta precisa fazer é agendar lembretes, compromissos, tarefas e eventos e me lembrar deles quando estiver próximo da data. Uso muito pra me lembrar mensalmente de pagar certas contas, de emitir NF-e pra clientes fixos e de me notificar que o período da TPM está próximo, rsrsrs.

É claro que existem muitas outras ferramentas que eu poderia utilizar que me ajudariam de algum modo, mas aí acho que alimentar todas essas ferramentas toma muito do meu tempo de execução. Certas coisas não precisam de tanto planejamento, precisam de execução. Claro que amanhã, depois eu posso usar mais ou ainda menos, vou mudando também, né rsrsrs.